Комплект формализованных документов, обеспечивающих участие педагогического коллектива в управлении школой

Разделы: Администрирование школы


1.1. Делегирование полномочий в управлении школой.

В последние десятилетия практически все передовые промышленные компании применяют в управлении своей деятельностью применяют прием делегирование полномочий. Под этим понимают такой процесс, при котором часть обязанностей, ответственности и полномочий по принятию решений  передаются на более низкий уровень организационной структуры. На практике это означает, что представитель более высокого уровня передает ответственность за решение какой-либо проблемы и властные полномочия для ее решения какому-либо сотруднику (или группе сотрудников) более низкого уровня.

Вопрос о необходимости делегирования полномочий давно уже решен в западных компаниях.

Во-первых, это мощный стимул для повышения мотивации сотрудников: они, с одной стороны, чувствуют, что компания внимательна к ним и доверяет их компетентности, а с другой, удовлетворяют потребности за счет расширения объема своих полномочий при сохранении прежнего должностного статуса.

Во-вторых, это эффективный способ повышения потенциала сотрудников путем реализации их способностей не только в основной деятельности.

В-третьих, делегирование полномочий необходимо для эффективного функционирования организационной структуры в современной динамичной среде.

Менеджер физически не в состоянии контролировать выполнение всех обязанностей, возложенных на подразделение, и поэтому решающая роль отводится его подчиненным, которые должны овладевать навыками самостоятельных действий. Менеджер в такой ситуации выступает как координатор процессов, происходящих в подчиненном ему подразделении.

Тем не менее, на пути эффективного применения делегирования полномочий встают разного рода барьеры. К ним относятся традиции организации, недоверие менеджера к качествам исполнителей, низкая нагрузка самого менеджера и отсутствие четкого плана действий со стороны менеджеров. В то же время изменчивость рынка делает необходимым преодоление этих барьеров.

Школа – та же организация со своими горизонталями и вертикалями власти, теми же проблемами. В современном быстроменяющемся мире меняется и школа. Изменения захватывают не только традиционные для нее сферы – методики и технологии преподавания, но теперь уже и сама система управления ею. Все больше и больше привлекаются родители и ученики в Совет школы, бюджетодержатели в Попечительские советы учебных заведений. Эти процессы идут и в нашей школе. Задача рассматриваемого проекта иная, касающаяся, прежде всего, профессиональных сторон деятельности педагогов, оценки их труда.

В процессе управления школой руководителю приходится решать задачи различной сложности, как правило, в условиях дефицита времени, находясь в огромном потоке информации, часто в ситуациях, ранее не встречавшихся. Выбор вариантов решения происходит в ситуации высокой степени неопределенности, (тем не менее) при недостаточной информированности о текущих событиях, и неуверенности правильного прогноза последствий принятого в таких условиях управленческого решения. На содержание решения оказывает и личность, его принимающая, ее компетентность, заинтересованность в том или ином результате. Если же решение принимаются привлеченной группой лиц, и их интересы не совпадают, то и результаты не будут устраивать всех. Возникает вопрос, как же организовать процесс управления школой в современных условиях? В условиях, когда к управлению школой подключаются педагогические коллективы?

В последние 3 – 4 года в печати появилось несколько книг, посвященных проблемам управления школой. В данном проекте представлены собственные позиции автора на данную проблему с демонстрацией попытки решения проблемы получения, формализации, систематизации информации по контролю за учебно-воспитательным процессом (УВП).

С этой целью разработан комплект из 75 формализованных имеющих электронный вид документов, фиксирующих многие аспекты деятельности педагогов, учащихся, классных коллективов, руководителя школы, его заместителей, методических объединений, других служб и структурных подразделений.

Подобный стиль работы с представленным здесь комплектом возможен в коллективе, где распределены полномочия по управлению школой и ответственность за результаты учебно-воспитательного процесса. Создание новой культуры управления, развитие коллектива процесс длительный, возможный только тогда, когда педагоги вовлечены в конкретную деятельность, и данные идеи не декларируются, а представляются в конкретном оформленном виде. Для этой цели и создавались представленные документы. Сейчас решается новая задача - создание программных средств для руководителей школы на базе разработанных автором комплекта, в котором процесс систематизации по указанным пользователем признакам будет происходить автоматически и результат представляться в виде диаграмм, моделей и прогнозов предполагаемого развития ситуации. Т.о. руководители школы, педагогический коллектив, получат новый и эффективный инструмент исследования учебно-воспитательного процесса, который позволит быстро и верно реагировать на возникающие события предотвращать негативные последствия ошибочных решений.

1.2. Комплект управляющей формализованной документации.

В нашей школе эксплуатируется в течение 8 лет комплект управляющей формализованной документации, позволяющей, в том числе в условиях дефицита времени, принимать управленческие решения, основанные на изучении информации об учебно-воспитательном процессе. Дальнейшая его разработка должна придать ему новые потребительские качества – автоматизированный вид. При этом, время затраченное на принятие решения руководителем школы будет меньше а управление более эффективным.

Укажем на некоторые преимущества в работе руководителей школы, возникающие при использовании этого пакета документов:

  1. Руководитель, его заместители, педагоги работают документами, имеющими установленную форму, где представлены вопросы, требующие исследования. В “окне”, имеющемся в тексте, эксперт выставляет отметку, (оценку, знак). Данная операция не требует много времени и высокой квалификации эксперта, следовательно большая группа учителей может принять участие в исследовании УВП. Появляется реальная возможность делегирования части полномочий администрации педагогам школы. Данный стиль руководства позволяет большей части коллектива принимать участие в управлении организацией.
  2. В этом случае руководитель школы (менеджер), является носителем организационных перемен, специалист, который может побуждать сотрудников к достижению целей, а не заставлять их. Информационные потоки доступны всем, и на уровне поступления информации, и на уровне подготовки решения, т.к. они участвуют в его подготовке и реализации. Возникают тенденции к психологизации управления, создающие атмосферу уважения, доверия и успеха к каждому члену коллектива.
  3. Руководителю школы не приходится тратить много времени на оперативно-управленческую деятельность и выполнять обязанности своих подчиненных, т.к. в этом случае отсутствует поток хаотичной и несистематизированной информации, недостоверно описывающую события, и у него появляется резерв времени для творческой работы, на разработку стратегических направлений развития школы.
  4. При соответствующей подготовке персонала, не отнимающих таких дефицитных ресурсов как времени и денег, многие из них могут принимать участие в управлении не только на фазе сбора информации, но и принимать участие в создании проекта решения. На этом основании рождается позитивное управление, общее видение и согласование целей, позволяющее применять взаимосогласованные методы управления.
  5. В этом случае школа имеет возможность для создания новой культуры управления и высокой культуры ожидания коллектива педагогов, учащихся, родителей. Все это в совокупности делает школу эффективной.
  6. Информация об учебно-воспитательном процессе является элементом управления, несет цикличный и системный характер, и имеет значимый характер, цели и задачи нового периода определяются конкретно. Изучается достигнутый уровень преподавания и качества знаний учащихся, проводится оценка педагогической эффективности воспитательной работы, определяются факторы позитивно и негативно влияющие на итоговые показатели школы, вскрываются причины появления недостатков.
  7. Переход от вертикальной командно-административной системы управления к профессиональной системе сотрудничества, ответственность за качество учебно-воспитательного становится персонифицированной. Позитивная культура управления и позитивная культура обучения позволяет переходить от школы функционирующей к школе развивающейся.
  8. Доступность информации о ходе учебно-воспитательной работе каждому ее участнику (в том числе учащимся и их родителям), позволяет принимать решения, корректирующие их действия, т.к. информационная база школы имеет сведения о каждом из ее учеников по многим позициям.
  9. При этом сведения об учащихся (в том числе и психофизические) могут быть представлены в динамике - для этого есть информация за несколько лет обучения. (На сегодняшний день за 6 лет). На основании этих данных в школе организовано обучение учащихся по индивидуальным учебным планам, в том числе с учащимися, имеющими проблемы в обучении. Для них информация собирается по соответствующим схемам. В настоящее время разрабатывается комплект для работы с одаренными детьми с построением индивидуальной траектории развития.
  10. Детские коллективы исследуются так же на протяжении нескольких лет (на протяжении всего срока существования), что позволяет более эффективно строить воспитательную работу.
  11. О каждом ребенке, о его успехах в учебной деятельности по итогам учебного года имеется информация для принятия решения учителем-предметником, классным руководителем, учащимся и его родителями. При этом по нескольким параметрам несколькими экспертами оценены успехи ребенка, которые затем усредняются, что позволяет избежать искаженного представления о его личности. При этом внешний вид информации легко читается, видна динамика и тенденции и развития ребенка. Все это, в совокупности, позволяет формировать индивидуальную траекторию развития ученика группой – психолог, классный руководитель, учителя, преподающие соответствующие предметы, родители и, конечно, при участии ребенка.
  12. Процесс исследования профессиональных качеств педагогов идет практически непрерывно, при этом в нем участвуют многие члены коллектива, так же как и он привлечен к экспертизе результатов работы своих коллег. Способность оценить другого, выступая в качестве эксперта, свободный доступ каждого педагога к анализу его деятельности, оцененной другими экспертами, позволяет делать анализ собственной работы более квалифицированно, своевременно вносить коррективы. Особенно это эффективно в работе с молодыми специалистами.
  13. Невозможно организовать эффективную работу коллектива без четкого определения прав и обязанностей каждого из его работников школы – этому также помогают формализованные документы, которые подробно описывают должностные обязанности каждого члена коллектива и есть инструмент, позволяющий исследовать качество их исполнения. В создании таких документов принимают участие все члены коллектива на стадии утверждения, на стадии разработки – наиболее подготовленные. Конечно, формализованные и прописанные правовые и методические аспекты деятельности участников учебно-воспитательного процесса представленные в данных документах, должны быть согласованны с директивными документами, Законе о труде, другими нормами, профсоюзным комитетом.
  14. Все документы для сбора информации, ее анализа имеют электронный интерактивный вид и легко адаптирующимся к условиям любой школы, т.к. выполнен в на магнитных носителях и легко и быстро трансформируется под новые цели и задачи.
  15. Перспектива выполнения автоматизированного комплекта позволит получать информацию более оперативно, в наглядном виде с возможностью построения возможных моделей развития событий – прогноза.
  16. В условиях применения пакета документов можно будет строить несколько моделей принятия решения, “прокрутить” их предварительно посмотрев, какое воздействие будет более эффективно, к каким последствиям приведет принятие того или иного решения, не запуская их в реализацию.
  17. Опубликованная там же идея и технология их создания, макеты электронных оболочек позволяет участникам учебно-воспитательного процесса стать авторами и разработчиками новых документов. На первом этапе будет полезно “вкладывать” в электронные оболочки уже имеющиеся разработки других авторов, с соответствующими на них ссылками.

1.3. Необходимость привлечения педагогов к управлению школой.

Первым шагом для создания атмосферы сопричастности и ответственности за все происходящее в школе было приглашение педагогов к управлению школой, т.к. в современных условиях управление должно меньше использоваться как система власти в виде иерархической пирамиды и больше как ресурс развития горизонтальной организационной системы. Поэтому школу необходимо рассматривать как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, ориентированных на достижение конкретных целей в условиях меняющейся среды.

Но передача части управленческих функций коллективу и выборным органам – сложный процесс и требует научно-методического обеспечения. Кроме рационального делегирования полномочий с целью вовлечения коллектива в управленческую деятельность, необходимо их вооружить инструментом исследования и изучения системы педагогической деятельности своих коллег и, свою собственную, ознакомление с современными методами управления, сбору и педагогическому анализу информации. Именно этому в этом проекте посвящается много внимания.

Разработанный комплект документов постоянно находится в работе по сбору, обработке и систематизации информации. Возникающие новые версии документов включаются в работу, апробируются, выявляются их недостатки, корректируются автором. С документами работают педагоги, классные руководители, руководители кружков, факультативов, все заместители директора школы, руководители МО. Можно утверждать, что 90% пед. работников школы имеет отношение к сбору, систематизации и накоплению информации и подготовке проекта решения. На настоящее время все заместители директора школы, овладев технологией, сами могут являться разработчиками формализованных документов. Более 100 школ России использует в своей работе наши документы.

1.4. Информация и управление.

Определим, что информация - это данные о процессе или событии приведенные в систему исходя из поставленных целей и задач.

Целью любого контроля является сбор информации о состоянии управляемого объекта и о тех изменениях, которые происходят с ним в результате управленческого воздействия. Как правило, предполагается всеобъемлющий контроль за учебно-воспитательным процессом, т.е. желание получить полную информацию о протекающих процессах. Навряд ли можно считать эту позицию верной, т.к. чем шире содержание контроля, тем ниже качество получаемой в ходе его информации. Т.к. избыток информации о второстепенных деталях не способствует принятию правильных решений.

Управление школой, как и любой другой организацией осуществляется на основе информации, поступающей ее руководителю. Переработанная информация является основанием для управленческого решения. На основании анализа данных внешней и внутренней среды командная информация поступает в управляемую систему. Данные действия должны перевести ее в новое более качественное состояние. Если в системе не работает хотя бы одно из ее звеньев, то принятые решения не будут эффективными, а система полностью или частично может выйти из-под управляющего воздействия.

1.5. Внутришкольный контроль и информация.

Контроль – процесс получения и переработки информации о ходе и результатах учебно-воспитательного процесса (УВП) для принятия на этой основе определенного управленческого решения.

Контроль включает:

  • наблюдение
  • изучение
  • анализ
  • оценку эффективности деятельности исполнителей
  • оценку готовности исполнителей к выполнению поставленных перед ними задач

Внутришкольный контроль – систематическая проверка состояние учебно-воспитательного процесса, способ получения знаний о ходе и результатах деятельности педагога и учащихся.

Внутришкольный контроль дает возможность систематически получать информацию об уровне преподавания, знания и степени воспитанности учащихся, проводить сравнение между заданным состоянием УВП, определяемым нормативными документами и реально существующим. Обычно не вскрывает причин, фиксирует те или иные факты. Т.е. затем должен следовать педагогический анализ информации.

А что из себя зачастую представляет собой информация о событии, не имеющей стандартного формализованного вида, например о посещенном уроке, занятии кружка, классном часе, родительском собрании, смотре кабинетов?

Вспомним, например, наши тетради, в которых мы с вами записываем информацию с посещенных уроков. Заводим их на каждого педагога, храним их несколько лет, используем при составлении характеристик при проведении аттестации учителя, пытаясь извлечь из них то, что представляется значимым в опыте данного педагога. Снова и снова перелистываем их, наспех на уроке написанных. Не системно представленная в них информация с трудом поддается извлечению из потрепанных тетрадей. Что мы имели в виду посетившие урок, написав то или иное несколько лет назад? В наследство остаются тетради посещений уроков ваших предшественников. Их тем более трудно использовать, т.к. написаны другим человеком, ставившим и решавшим свои задачи исследования урока и описавшим результаты его своим языком. Продолжаем их вести сегодня сами, на уроки того же педагога ходят и ваши заместители, руководители методических объединений, учителя-предметники, классные руководители, гости и т.д. Каждый оставляет свои записи. Число тетрадей растет, много текстов, некоторые события урока трудно восстановить, т.к. они плохо описаны, информацию, необходимую исследователю, трудно извлечь. Зачастую после посещения урока неподготовленным педагогом остаются записи больше похожие на впечатления подростка, после просмотра боевика или скучного фильма. Огромный или очень небольшой объем никому не нужной информации.

Именно с анализа уроков началась наша работа по формализации информации и ее педагогического анализа. В настоящее время разработано 4 типа карт посещения уроков, от простых (30 аспектов урока) до сложных (содержащих более100 позиций для анализа). Практически все стороны школьной жизни представлены в формализованном виде – от урока до капитального ремонта, форм самоанализа работы специалистов разных профилей. Всего более 100 документов, включая локальные акты, сопровождающие учебный процесс.

Приложение 1

Приложение 2

24.02.2005