Информатизация образования претерпевает бурное развитие. На сегодняшний день практически во всех учебных заведениях используют информационно-коммуникационные технологии, как в образовательной, так и в управленческой деятельности.
Автоматизация управленческой деятельности невозможна без современного технического оснащения (компьютера, принтера, сканера и т.д.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и оперативность получения информации.
Фактически, правильная организация автоматизированного рабочего места - это удобная файловая система плюс прикладное программное обеспечение, используемое в управленческой деятельности:
- Коммуникационные программы;
- Офис-приложения;
Коммуникационные программы - это средства, с помощью грамотного использования которых можно значительно повысить эффективность управленческой деятельности. Предназначены для организации обмена информацией между участниками образовательного пространства и необходимы в случае большого документооборота.
Офис-приложения включают такие программы как, Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint.
Microsoft Word - текстовый редактор служит для создания и редактирования текстовых документов различного уровня сложности. Работнику администрации образовательного учреждения данная программа может помочь в создании статей, отчетов, а также в подготовке организационно-распорядительных документов.
Microsoft Excel предназначена для работы с электронными таблицами, построения диаграмм, а также для проведения расчетов. С помощью программы результаты аналитической работы представляются в графической форме, что наглядно улучшает восприятие данных, раскрывает динамику анализируемых показателей.
Microsoft Access (система управления базами данных) - программа, обеспечивающая эффективные средства организации больших объемов данных, доступа к ним, их хранения и обслуживания.
Microsoft PowerPoint - средство мультимедийных технологий, которое дает богатейшие возможности для реализации своих профессиональных задач или планов. Презентации могут включать в себя высококачественную графику и видеоизображения, анимацию, звуковое сопровождение.
Описанное выше программное обеспечение является одним из основных инструментов для создания информационной среды работников администрации.
Перевод информационных потоков в электронный формат позволяет уменьшить время поиска и время извлечения необходимых материалов, сделать более удобной форму представления информации, увеличить ее объем и качество. Проблема получения качественной, объективной информации в области методической деятельности приобрела чрезвычайно большое значение.
Для автоматизации методической работы в Тираспольском техникуме коммерции разработана Информационная система методического отдела (ИСМО).
Предлагаемое приложение разработано в среде СУБД Microsoft Access. При запуске ИСМО на экране появляется окно формы.
ИСМО содержит шесть информационных блоков:
- Банк данных педагогического коллектива;
- Банк локально-нормативных документов;
- Банк методических рекомендации;
- Банк методических материалов:
- Разработки открытых уроков по дисциплинам;
- Разработки учебно-познавательных проектов;
- Разработки мультимедийного сопровождения к учебным занятиям;
- Творческие работы педагогов.
- Картотека методической литературы;
- Банк рабочих программ по дисциплинам.
ИСМО позволяет запустить текстовый процессор Microsoft Word и электронную таблицу Microsoft Excel. Система устроена таким образом, что любую информацию можно экспортировать в приложения Microsoft Office.
Данные всех информационных блоков можно просматривать в двух режимах: в форме таблицы и карт. Например, данные картотеки методической литературы в форме таблицы представляются следующим образом:
Данные банка педагогического коллектива в форме карты выглядят так:
Блок "Банк данных педагогического коллектива" предусматривает работу с личными картами сотрудников техникума и позволяет формировать необходимые для работы отчеты и запросы.
Предлагаемая информационная система методического отдела позволяет систематизировать всю методическую документацию, содержит формы ввода/вывода необходимой информации, набор стандартных запросов и предоставляет возможность создания дополнительных таблиц, форм, запросов и отчетов. Использование ИСМО в организационно-управленческой деятельности техникума приводит к появлению многих преимуществ, а именно:
- оперативное получение и обобщение информации методического отдела для принятия управленческих решений;
- ведение личных дел сотрудников;
- ведение методической документации для создания оперативных отчетов;
- автоматизированное составление отчетности;
- использование банка данных для обмена педагогическим опытом.
Опыт свидетельствует, что сложившаяся система методической работы на базе информационных технологий предусматривает широкие возможности содействовать профессиональному росту педагогических кадров с учетом изменяющихся условий.