Организация работ по формированию единого информационного пространства гимназии на базе программного комплекса "1С"

Разделы: Администрирование школы


В рамках приоритетного национального проекта “Образование”, большое внимание уделяется проблеме информатизации системы образования. Одним из направлений информатизации школы является внедрение компьютерных технологий и средств мультимедиа, большое внимание уделяется также сфере администрирования управленческой деятельности в регионах.

В данной статье хотелось бы рассказать о своем опыте внедрения программного комплекса “1С:ХроноГраф Школа 2.5” в качестве средства автоматизации управленческой деятельности гимназии.

“1C:ХроноГраф Школа 2.5” - информационная система администрирования деятельности образовательного учреждения. Данное программное средство представляет широкие возможности для:

  • систематизации данных об учащихся и сотрудниках;
  • автоматизации кадровой работы;
  • автоматизации вопросов планирования и организации учебного процесса;
  • автоматизации административно-финансовой и хозяйственной деятельности;
  • формирования внешней и внутренней отчетной документации, как установленного государством образца (формы ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, материалы для РИК-76 и РИК-83, формы кадрового учета Т-2, Т-3 и другие), так и произвольной, в том числе в формате MS Excel и HTML. [1]

<Рисунок 1>

Для организации взаимосвязи между основными информационными системами и дополнительными информационными модулями единого информационного пространства образовательного учреждения в программе предусмотрены:

  • загрузка данных из программ планирования, организации и управления учебным процессом семейства “ХроноГраф 3.0”;
  • выгрузка данных в пакет “1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений”;
  • выгрузка данных в пакет “1С:Школьное Питание”;
  • выгрузка данных о тарификации сотрудников в пакет “1С: Зарплата и Кадры 7.7”;
  • обмен данными с программным пакетом “1С: Школьная библиотека”.

Для организации взаимосвязи с информационными системами, обеспечивающими деятельность вышестоящих органов управления образования, а также поддерживающими организацию сдачи Единого Государственного Экзамена в программе предусмотрены:

  • выгрузка данных в программный пакет “1С: ХроноГраф Кадры для Управления образования”;
  • выгрузка данных в программный пакет “1С: ХроноГраф Контингент для Управления образования”;
  • выгрузка данных об образовательном учреждении, учащихся старших классов и выбранных ими для сдачи ЕГЭ предметах в стандартах ЕГЭ. [1]

Программа “1С:ХроноГраф Школа 2.5” работает на платформе "1С:Предприятие 7.7" и предназначена для работы на Windows совместимых компьютерах.

Компьютер должен иметь:

  • поддерживаемые операционные системы Microsoft Windows 98/ME/2000/XP/Vista;
  • компьютер с процессором 300 МГц и выше;
  • память 64 Мб и выше;
  • жесткий диск не менее 100 Мб свободного дискового пространства (свободное пространство не учитывает увеличение размера информационной базы при работе программы "1С:ХроноГраф Школа 2.5". Вам необходимо самостоятельно следить за наличием достаточного свободного пространства);
  • видеоадаптер SVGA с разрешением не менее 1024х768;
  • для организации эффективной многопользовательской работы программного комплекса необходимо наличие локальной сети с выделенным сервером под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2000/2003 или ASPLinux Server CPE;
  • для обеспечения защиты в локальной сети должен иметься компьютер, к USB-порту которого присоединяется сетевой аппаратный ключ HASP, предназначенный для защиты системы программ “1С:Предприятие” (подробное описание установки см. на диске);
  • желательно иметь источник бесперебойного питания (UPS) .

Установка “1C:ХроноГраф Школа 2.5” [2]

На сервере диск 27 На рабочей станции
Установить менеджер лицензий

Установить драйвер защиты

Установить платформу "1С:Предприятие 7.7".
Создать сетевую папку для хранения БД  
Установить конфигурацию 1C:ХроноГраф Школа 2.5.:
  • выбрать новая конфигурация
  • куда - выбрать сетевую папку
 
  Добавить (подключить для совместного использования) файл БД:
  • Запустить 1С:Предприятие 7.7
  • Добавить информационную базу (название любое)
  • Указать путь к сетевой папке и в ней папку SchoolProf

Для предотвращения несанкционированного использования системы "1С:Предприятие 7.7" используется аппаратный ключ защиты.

При отсутствии установленного ключа защиты использование программного комплекса становится невозможным.

В программе "1С:ХроноГраф Школа 2.5" предусмотрена работа следующих типов пользователей:

  • Администратор;
  • Администратор просмотр;
  • Секретарь делопроизводитель;
  • Классный руководитель;
  • Преподаватель-предметник.

Допуск к программе и определение объема прав конкретного пользователя осуществляются при выборе типа пользователя и вводе пароля.

Работу в программе можно разбить на три этапа:

На первом этапе формируется базовая информация образовательного учреждения – основная информации общего доступа.

На втором этапе происходит заполнение всех разделов базы данных детализированной информацией. Последовательность работы с информационными блоками на этом этапе может варьироваться из соображений руководителя образовательного учреждения в диапазоне от "разумной целесообразности" до "срочной необходимости". То есть, вы сами вправе определять, какие и в какой последовательности информационные блоки будут заполняться, выбрать путь самостоятельного заполнения всей или части информации или поручить ввод информации ответственным исполнителям.

Третий этап работы представляет текущее ведение базы данных и предусматривает проведение сервисных работ.

Первый этап

Блок "Общие данные об образовательном учреждении" предусматривает ввод следующих данных:

  • выбор учебного года и указание учебного периода;
  • ввод общей (титульной) информации об образовательном учреждении;
  • формирование общей структуры учреждения;
  • формирование (или импорт из Excel-таблицы) общей информации о материально-технической базе учреждения (списка и характеристики помещений);
  • создание общего списка изучаемых учебных предметов и дисциплин.

Блок "Кадры и контингент":

  • формирование структуры производственных подразделений образовательного учреждения;
  • формирование (или импорт из Excel-таблицы) общего списка сотрудников, включающего всех работавших в образовательном учреждении ранее (при необходимости) и работающих в настоящее (для выбранного учебного года и периода) время;
  • конкретизация списка учебных объединений (классов и групп второй половины дня) в рамках выбранного учебного года и периода;
  • формирование (или импорт из Excel-таблицы) общего списка учащихся, включающего всех обучавшихся в образовательном учреждении, выпускников и выбывших учащихся, а также обучающихся в настоящее время;
  • конкретизация списка учащихся, обучающихся в настоящее (для выбранного учебного года и периода) время, формирование списков учащихся по классам;
  • формирование плана основных мероприятий образовательного учреждения на выбранный учебный год и период.

Блок "Учебный процесс":

  • формирование Учебного плана;
  • распределение педагогической нагрузки.

Блок "Финансы":

  • готовится базовая информация организации финансовой деятельности образовательного учреждения, включая формирование штата и Штатного расписания образовательного учреждения.

В результате первого этапа должна быть сформирована базовая информация образовательного учреждения.

Второй этап

В блоке "Общие данные об образовательном учреждении" осуществляется следующая работа:

  • формирование списков материальных средств образовательного учреждения;
  • закрепление материальных средств за конкретными помещениями и лицами;
  • паспортизация учебных кабинетов;
  • формирование (или импорт) тематического и поурочного планирования для учебных дисциплин применительно к конкретным учебникам (учебным пособиям);

В информационном блоке "Кадры и контингент" осуществляется реализация следующих задач:

  • формирование Личных дел сотрудников на основе базовой информации форм кадрового учета и дополнительных данных;
  • формирование Личных дел учащихся на основе базовой и дополнительной информации;
  • формирование и ведение основных форм делопроизводства по личному составу образовательного учреждения - Книги приказов и Алфавитной книги;
  • формирование Плана основных мероприятий ОУ и планов работы классов.

В блоке "Учебный процесс" расширяется общая база данных по планированию:

  • формирование учебного плана и распределение нагрузки групп второй половины дня;
  • заполнение (или импорт) формы расписания учебных занятий;
  • формирование и ведение электронных Классных журналов;
  • обеспечение работы по учету и контролю успеваемости и посещаемости учащихся;

В блоке "Финансы" реализуется выполнение задач по подготовке и осуществлению полного комплекса работ по формированию бюджета и тарифицированию сотрудников:

  • формирование тарифов и тарифных сеток;
  • определение источников финансирования;
  • формирование всех видов начислений и надбавок;
  • заполнение индивидуальных тарификационных карточек и создание общего тарификационного списка.

В ходе реализации работы на втором этапе в каждом информационном блоке создается и обрабатывается информация, которая позволяет сформировать систему промежуточной и итоговой, внутренней и внешней отчетности.

Третий этап

Текущее (оперативное) ведение базы, включая проведение регламентных работ, архивацию и обеспечение хранения данных:

  • перенос данных из учебного периода в период, в том числе и перевод года;
  • выгрузку пользователей;
  • обмен данными с другими информационными системами и дополнительными информационными модулями;
  • создание резервных копий и архивацию базы данных.

Для осуществления постоянной связи с родителями учащихся в программу включена функция прямой рассылки информации о текущей успеваемости учащихся за любой, выбранный вами период, по электронной почте.

Таким образом, созданное единое информационное пространство гимназии <Рисунок 2>, позволит решить ряд задач:

  • сформировать единую базу данных персонала учебного заведения и контингента учащихся для использования в интересах организации учебно-воспитательного процесса;
  • даст возможность выполнения качественного и разностороннего анализа состояния образования школы;
  • позволит автоматизировать и оптимизировать выполнение отчетов, сократит время на процессы сбора и обработки информации;
  • позволит осуществить постепенный переход на безбумажное делопроизводство, его стандартизацию и унификацию;
  • обеспечит оперативный открытый доступ к информации всех участников образовательного процесса;
  • позволит сформировать в учреждении автоматизированные рабочие места: администратора, завуча, секретаря, учителя, классного руководителя.

Проблемы внедрения

Мероприятия по информированию субъектов персональных данных:

1) Работа по ознакомлению сотрудников ОУ с “Положением о персональных данных сотрудников”, с разъяснением:

  • требований законодательства (ФЗ №152 “О персональных данных”);
  • целей и задач обработки персональных данных;
  • прав и обязанностей сотрудников;
  • возможностей информационных систем и способов обработки ПД.

2) Работа по получению персонально заверенных Согласий сотрудников.

3) Работа по ознакомлению обучающихся, их законных представителей с “Положением о персональных данных обучающихся”, с разъяснением:

  • требований законодательства (ФЗ №152 “О персональных данных”);
  • целей и задач обработки персональных данных;
  • прав и обязанностей обучающихся;
  • возможностей информационных систем и способов обработки ПД.

4) Работа по получению персонально заверенных Согласий обучающихся, их законных представителей.

Советы и рекомендации по работе с программой

  1. Необходимо распределить функциональные обязанности между сотрудниками, ответственными за внесение информации в базу данных.
  2. Необходимо наличие достаточно большого свободного времени для внесения информации в базу данных.
  3. Необходимо провести обучающий семинар для лиц, ответственных за внесение информации в базу данных (в целях экономии рабочего времени).

Дополнительные материалы по работе с программой, руководство по установке программы:

http://www.school.chronobus.ru/

http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=3208

Список литературы:

  1. “1С:ХроноГраф Школа 2.5”. Методическое пособие. Под ред.В.Пронина, Е.Пронина, Э.Хасянова., – М.: Национальный фонд подготовки кадров, 2006.
  2. “1С:ХроноГраф Школа 2.5”. Руководство пользователя. – М.: Национальный фонд подготовки кадров, 2006.

23.07.2009