Разработка занятия элективного курса "Основы делового общения". Модуль "Официально-деловой стиль документов". Стандартизация и унификация деловых документов

Цели:

1. Обобщение и углубление знаний учащихся об официально- деловом стиле речи.
2. Раскрытие понятия коммуникации, осуществляемой в письменном виде.
3. Знакомство с видами письменного изложения информации
4. Профориентация.

Задачи:

1. Раскрыть специфику деловой (письменной) коммуникации.
2. Познакомить с требованиями к оформлению письменной документации.
3. Сориентировать в выборе будущей профессии.

Ожидаемый результат: Приобретение учащимися способности решать практические задачи и навыков овладения техникой написания деловых документов.

Ход занятия

1. Лекция учителя.

Для каждой сферы общественной жизни характерен свой подтип русского литературного языка, имеющий отличительные черты на всех языковых уровнях: лексическом морфологическом, синтаксическом и текстовом.

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль определяется системой языковых единиц, приемами их отбора и употребления, обусловленными социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, литературе, делопроизводстве).

Официально-деловой стиль подразделяется на два подстиля (таблица)

2. Сообщение учащегося.

Из истории формирования официально-делового стиля.

Деловые документы появились на Руси после введения в X веке письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907,911,944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси “Русская правда”- памятник письменности, позволяющий судить о разновидности системы юридической и общественно- политической терминологии в то время. В языке “Русской правды” уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. В “Русской правде” употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После “ Русской правды” древнейшим документом считается “Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года” Начальная формула этой грамоты “Се азъ”…(“Вот я”) становится с этого времени обязательным элементом древнерусских грамот: “Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати…”(из “Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов”). Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

В “ Генеральном регламенте” петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. “ Генеральные формуляры”- формы документов предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и Т.П.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного язык в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности- стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широкое распространение. Они писались на служебных бланках, включали определенных набор реквизитов. В Древней Руси и в начале XII в. было широко известно “Поучение к детям” князя Владимира Мономаха. В “ Поучении” излагались нормы, в соответствии с которыми надлежало поступать детям князей и дружинников. Беседу предписывалось вести следующим образом: “ При старших молчать, мудрых слушать, старшим повиноваться, с равными себе и с младшими в любви пребывать, без лукавого умысла беседуя, а побольше вдумываться, не неистовствовать словом, не осуждать речью, не много смеяться…”

В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы XX в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.

3. Лекция учителя (продолжение).

Современный официально- деловой стиль относится к книжным стилям и функционирует в форме письменной речи. Среди книжных стилей языка официально- деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью.

Официально- деловой стиль обслуживает сферу административно- правовой деятельности. Он удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных актов государственной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государствами и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их обращения.

Для официально-делового стиля характерно наличие в нем многочисленных речевых стандартов- клише.

Повторение. Что такое клише? (у каждого учащегося – краткий словарь терминов)

Работа со словарём

Клише – стандартные, устойчивые обороты речи. К клише относятся формулы речевого этикета, речевые штампы, фразеологизмы, крылатые слова, лозунги, цитаты, поэтические формулы. Например, клишированные фразы: договор вступает в силу со дня подписания;

Во исполнение приказа №…; Исправленному верить и т.д.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. Неслучайно в деловой практике часто используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Даже конверты принято подписывать в определенном порядке. Это удобно и для пишущих, и для почтовых работников.

Компьютеризация и машинная обработка открыли новую эпоху в процессе стандартизации делопроизводства. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерны для типовых документов: писем, анкет, таблиц.

Тексты документов требуют унификации.

Запись в тетрадь.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме.

Унификация служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Стандартизация языка деловых бумаг заключается в установлении и государственном масштабе оптимальных требований по оформлению документов и обеспечивает ту степень точности, которая придает документу юридическую силу. Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафаретизацию, анкету, таблицу.

Запись в тетрадь.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Примеры трафаретных бланков? (ответ учащихся)
Цель трафаретизации? (ответ учащихся)

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка деловых документов - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля.

Экономическая необходимость, развитие науки и техники обуславливает возрастающую унификацию и стандартизацию документов.

Познакомимся с требованиям к оформлению письменной документации

Анкета – опросный лист для получения каких - либо сведений о том, кто его заполняет, или для получения ответов на вопросы, составленные по определенной программе

Где вы сталкивались с заполнением анкет?

Анкеты в нашей жизни встречаются при поступлении на работу, при получении паспорта или других документов, при проведении социологических опросов и т.д.

Они заполняются на специальных бланках, имеющих короткие вопросы.

Правила работы с анкетой: (запись в тетрадь)

• Минимальная информация;
• Разборчивый текст;
• Неприменение малораспространенной аббревиатуры и сокращений;
• Заполнение всех граф.

Большое распространение получили анкеты при проведении массовых опросов и социологических исследований. В этом случае человек, задающий вопросы (интервьюер), хочет выяснить отношение окружающих к конкретному факту или товару, получить максимум информации по интересующему вопросу от опрашиваемых людей (респондентов) (Запись терминов в тетрадь). Разновидностью анкет являются бюллетени для голосования (Раздаточный материал на каждой парте)

Хорошо составленная анкета представит вас в выгодном свете, покажет степень вашей квалификации. Поэтому очень важно правильно заполнить анкету, от которой может зависеть не только карьера, но и дальнейший жизненный путь. Анкета может быть представлена в форме таблицы

Таблица – емкая организация документа: постоянная информация размещена в заголовках граф, а переменная - в ячейках таблицы. Таблица также представляет собой предложение особой структуры, где подлежащее – постоянная информация – располагается в боковых, а сказуемое-переменная информация – в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи в устную.

Такой письменный документ, как автобиография, также является разновидностью анкеты. Автобиография – документ, в котором, как правило, нет четко поставленных вопросов, хотя они подразумеваются. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование(какие учебные заведения были окончены, по какой специальности),трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках.Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно (Например, обосновано желание работать именно в этой организации).

4. Закрепление материала.

Практическая работа: знакомство с несколькими видами анкет. Например, анкета для поступающих в учебное заведение (институт, техникум), анкета для получения паспорта.

Цель: ознакомление с порядком заполнения анкеты.

Задачи:

• Сформировать навыки работы с этим письменным документом;
• Закрепить знания правил оформления анкеты;
• Указать на типичные ошибки в ее заполнении.

Деловая лаборатория.

Еще одной разновидностью анкеты является резюме – краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность в социальном аспекте.

В настоящее время резюме является одним из самых распространённых документов при приёме на работу, так как сведения, отражённые в нём, помогают руководителю очень быстро найти подходящую кандидатуру на вакантную должность.

Познакомимся с примерной структурой резюме.

Фамилия, имя, отчество:
Дата рождения:
Адрес:
Тел:
Семейное положение:
Цель:
Образование: (в обратном хронологическом порядке)
Профессиональный опыт: (в обратном хронологическом порядке)
Дополнительные сведения:
Число, подпись.

Задание: составить собственное резюме для нескольких вакансий (в зависимости от требований различных вакансий). Например, вожатого в летний оздоровительный лагерь, автослесаря, менеджера в офис.

Раздаточный материал: описание профессий.

В книге “Дорога в будущее” (самоучитель для начинающих профессиональный путь).

Аналитический разбор типовых ошибок при составлении резюме.

5. Подведем итог.

1. Что, на ваш взгляд, открыло новую эпоху в процессе стандартизации делопроизводства?
2. Подберите к каждому термину в левой колонке определение из правой колонки.

Лист с заданием для каждого учащегося

1. Почему анкеты относятся к письменным документам?
2. Как часто приходится заполнять анкеты?
3. Каковы правила заполнения анкет?
4. Какую роль выполняет резюме при поступлении на работу?
5. Может ли резюме повлиять на выбор работодателя?
6. Влияют ли требования вакансии на содержание резюме?

Домашнее задание: написать автобиографию.

Для подготовки к занятию рекомендуем пользоваться литературой:

1. С.Ф.Сизикова. Основы делового общения. М.: Дрофа, 2006.
2. М.Ю. Касумова. Деловой русский язык. М.: Владос, 2005
3. М.Бендюков, И.Соломин, Д.Чернейко Дорога в будущее. С-П; 2000