Программа "Секретарь-делопроизводитель"

Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1

Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами.

Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля - умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.

Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы:

1)     машинопись (русская и латинская клавиатура);

2)     делопроизводство;

3)      организационно-техническое обеспечение офиса;

4)     культура делового общения

Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.

Секретарь должен знать:

• положения и инструкции по ведению делопроизводства;
• структуру руководящего состава предприятия;
• машинопись, правила орфографии и пунктуации;
• порядок распределения материала при оформлении документов;
• порядок создания электронного документа и организация его хранения и использования;
• правила эксплуатации компьютера, диктофона, магнитофона и другой оргтехники;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной защиты.

Секретарь должен уметь:

• выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделения;
• получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;
• организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, информацию по приемо-передающим устройствам, записывать принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;
• осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, вести и оформлять протоколы;
• обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать по указанию руководителя различные материалы: использовать современные виды оргтехники;
• вести делопроизводство; принимать, систематизировать поступающую на имя руководителя информацию, направлять ее на исполнение, контролировать сроки исполнения;
• принимать документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся;
• организовывать прием посетителей, проявляя внимание и содействия оперативности рассмотрения просьб и предложений;
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.